Datenschutzerklärung

Phatfour baut und verkauft elektrische Fatbikes. Um das zu können, verarbeiten wir personenbezogene Daten: von Kundinnen und Kunden, von Händlern, von Menschen, die uns anrufen oder mailen, und von Bewerbern. In dieser Erklärung steht genau, was wir tun und warum. Wo wir künstliche Intelligenz einsetzen, sagen wir das ausdrücklich dazu.

01. Wer wir sind

Phatfour B.V. ist Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebenen Daten.

Unternehmen

Phatfour B.V.

Adresse

Bouwerij 81, 1185 XW Amstelveen, Niederlande

Handelsregister

73120146

USt-IdNr.

NL859362887B01

Datenschutzfragen

support@phatfour.com

Allgemein

info@phatfour.com

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Für ein Unternehmen unserer Größe und Art ist das nicht verpflichtend. Datenschutzfragen kommen an der oben genannten Adresse an und werden von der Geschäftsleitung bearbeitet.

02. Wessen Daten wir verarbeiten

Wir unterscheiden fünf Gruppen. Nicht alles in dieser Erklärung gilt für jeden; bei jedem Abschnitt steht, um welche Gruppe es geht.

Gruppe	Wo der Kontakt beginnt
Kunden	Eine Bestellung im Webshop, bei einem Händler, oder ein Rad, das du registrierst
Anrufer und Mailer	Kontakt mit unserem Kundenservice, auch ohne dass du etwas gekauft hast
Händler	Mitarbeitende der Verkaufsstellen, mit denen wir zusammenarbeiten
Websitebesucher	Alle, die phatfour.com oder das Händlerportal besuchen
Bewerber	Reaktionen auf Stellenangebote und Initiativbewerbungen

Daten unserer eigenen Mitarbeitenden fallen nicht unter diese Erklärung; dafür gilt eine eigene Personalregelung.

03. Wofür wir Daten nutzen

Für jeden Zweck gilt eine Rechtsgrundlage aus Artikel 6 DSGVO. Ohne Rechtsgrundlage verarbeiten wir nichts.

Zweck	Daten	Rechtsgrundlage
Bestellung und Lieferung	Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Bestelldaten, Rahmennummer	Erfüllung des Vertrags
Zahlung	Zahlungsdaten, Transaktionsstatus. Vollständige Kartennummern sehen wir selbst nicht	Erfüllung des Vertrags
Garantie und Reparatur	Rahmennummer, Kaufbeleg, Fotos von Schäden, Gesprächsverlauf	Vertrag und gesetzliche Pflicht
Kundenservice	Kontaktdaten, Inhalt deiner Nachricht oder deines Gesprächs, Ticketverlauf	Berechtigtes Interesse: Kunden helfen
Radregistrierung und Diebstahl	Rahmennummer, Eigentümer, gegebenenfalls Standortdaten eines Trackers	Vertrag und berechtigtes Interesse
Rechnungsstellung und Buchhaltung	Name und Anschrift, Rechnungsposten, Steuerdaten	Gesetzliche Pflicht
Newsletter	E-Mail-Adresse, Öffnungs- und Klickverhalten	Einwilligung
Werbung und Analyse	Websiteverhalten, Geräte- und Cookiedaten	Einwilligung
Bewerbungen	Lebenslauf, Motivation, Kontaktdaten	Schritte vor Vertragsschluss

Wir verkaufen deine Daten nicht, und wir nutzen sie nicht, um Profile aufzubauen, auf deren Grundlage über dich entschieden wird.

04. Telefonie und KI

Wenn du uns anrufst, sprichst du zuerst mit einem Sprachassistenten, der auf künstlicher Intelligenz beruht. Das ist kein Mitarbeiter.

Was während des Gesprächs passiert

Der Assistent wandelt das Gesprochene in Text um und nutzt ein Sprachmodell, um deine Frage zu verstehen, dich als bestehenden Kunden zu erkennen und dich weiterzuverbinden oder ein Ticket anzulegen. Dafür werden deine Telefonnummer, das von dir Gesagte und die Daten, die wir bereits von dir haben, verarbeitet.

Zu Beginn des Gesprächs hörst du, dass du mit einem digitalen Assistenten sprichst. Du kannst jederzeit nach einem Menschen fragen.

Aufnahmen

Von jedem Gespräch mit dem Assistenten werden eine Tonaufnahme und eine Textfassung aufbewahrt. Auch das hörst du zu Beginn des Gesprächs. Die Aufnahme hilft uns, deine Frage sauber zu bearbeiten und unseren Service zu verbessern.

Verbindet der Assistent dich mit einer Kollegin oder einem Kollegen, wird auch dieses Anschlussgespräch aufgezeichnet. Diese Aufnahme wird automatisch in Text umgewandelt und zusammengefasst, und die Zusammenfassung kommt als interne Notiz an dein Ticket. So muss dich jemand, mit dem du später sprichst, nicht alles noch einmal fragen.

Die Aufnahme deines Gesprächs mit dem Assistenten bleibt höchstens 14 Tage bei unserem Telefonieanbieter; danach verschwindet sie automatisch. Die Aufnahme eines weitergeleiteten Gesprächs bewahren wir 90 Tage auf und löschen sie danach. Was bleibt, ist die Textzusammenfassung an deinem Ticket.

Du kannst der Aufnahme widersprechen. Sag das zu Beginn des Gesprächs, dann halten wir deine Frage schriftlich fest.

Wer die Aufnahmen verarbeitet

Für Spracherkennung und Zusammenfassung schalten wir externe Anbieter ein. Die Audiodatei geht zur Umwandlung in Text an OpenAI, und der Text geht für die Zusammenfassung an Anthropic. Beide verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nutzen sie nicht, um eigene Modelle zu trainieren. Siehe Abschnitt 07 und 08.

Keine Entscheidungen durch eine Maschine

Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit Rechtsfolge. Er beantwortet Fragen, sammelt Informationen und legt Tickets an. Entscheidungen über Garantie, Rückgabe oder Kulanz trifft immer ein Mensch.

05. Automatisierte Analyse von Nachrichten

Damit eingehende E-Mails und Tickets bei der richtigen Kollegin oder dem richtigen Kollegen landen, lassen wir sie automatisch nach Thema einordnen und, bei einer Reparaturfrage, nach dem Bauteil, das defekt zu sein scheint.

Bevor ein Sprachmodell ins Spiel kommt, entfernen wir die direkt identifizierenden Angaben aus dem Text. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, IBANs und Sendungsnummern werden durch einen Platzhalter wie [NAME] ersetzt. Dieser Schritt läuft auf unserem eigenen Server und verlässt unsere Infrastruktur nicht. Erst der bearbeitete Text geht an das Sprachmodell.

Wir sagen offen, dass dies Pseudonymisierung ist und keine Anonymisierung: der Text deiner Nachricht selbst geht mit, und intern können wir die Ersetzungen zurückverfolgen. Wir betrachten diese Verarbeitung deshalb als Verarbeitung personenbezogener Daten und behandeln sie auch so.

Das Ergebnis ist ein Etikett, keine Entscheidung. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter liest deine Nachricht und bearbeitet sie.

06. Cookies und Website

Unser Webshop läuft auf Shopify und das Händlerportal auf Odoo. Beide setzen Cookies, die nötig sind, damit die Seite funktioniert: deinen Warenkorb merken, dich eingeloggt halten, deine Sprach- und Länderwahl speichern. Für diese funktionalen Cookies ist keine Einwilligung erforderlich, und ohne sie lässt sich die Seite nicht nutzen.

Analyse- oder Werbecookies setzen wir derzeit nicht. Im Webshop stehen keine Tags von Google Analytics, Google Tag Manager oder Meta, und es läuft kein separates Trackingskript. Deshalb siehst du auch kein Cookie-Banner: es gibt nichts zu wählen.

Sollten wir künftig doch messen oder werben, fragen wir vorab per Cookie-Banner um Einwilligung und passen diese Erklärung an, bevor solche Tags live gehen.

07. Mit wem wir Daten teilen

Wir schalten Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten. Sie dürfen diese nur für das nutzen, was wir ihnen auftragen, und das halten wir in einem Auftragsverarbeitungsvertrag fest — bei den meisten dieser Anbieter ist das ein Standardvertrag, der Teil ihrer Bedingungen ist.

Anbieter	Wofür	Land
Odoo	Unternehmenssystem: Kunden, Aufträge, Tickets, Händlerportal	EU
Shopify	Webshop und Bestellungen	Kanada / USA
Mollie	Zahlungen	EU
Klarna	Kauf auf Rechnung	EU
Twilio	Telefonie und WhatsApp	USA
Vapi	Sprachassistent und Gesprächsdaten	USA
OpenAI	Sprache zu Text	USA
Anthropic	Zusammenfassen und Einordnen von Nachrichten	USA
Microsoft	Geschäftliche E-Mail	EU / USA
Quicargo	Palettentransport	EU
ENRA	Fahrradversicherung	EU
Tracefy	GPS-Tracker im Rad	EU
Storepoint	Händlerkarte auf der Website	USA
Setmore	Termine und Probefahrten	USA
Meta, Google	Werbung und Websitestatistik	USA / EU

Ein Teil unserer Verarbeitung läuft auf eigenen Servern innerhalb der EU: die Automatisierungen, die Nachrichten weiterleiten, der Dienst, der identifizierende Angaben aus Text entfernt, und die internen Werkzeuge des Kundenservice. Diese Daten gehen dafür nicht an Dritte.

Außerdem teilen wir Daten mit unseren Händlern, wenn das nötig ist, um dir zu helfen: eine Reparatur, ein Garantiefall oder eine Lieferung über die Verkaufsstelle in deiner Nähe. Und mit dem Finanzamt, unserem Steuerberater oder anderen Stellen, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

08. Übermittlung außerhalb des EWR

Einige unserer Dienstleister sitzen in den Vereinigten Staaten. Dabei werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet.

Für diese Übermittlung stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter dort zertifiziert ist, und ansonsten auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, ergänzt um zusätzliche Maßnahmen wie Verschlüsselung und die Begrenzung der Daten, die wir versenden.

09. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Daten nicht länger auf als nötig. Wo das Gesetz eine Frist vorschreibt, halten wir uns daran.

Daten	Frist	Warum
Rechnungen und Buchhaltung	7 Jahre	Steuerliche Aufbewahrungspflicht
Kunden- und Auftragsdaten	7 Jahre	Garantie, Haftung und Steuerpflicht
Rahmennummer und Radregistrierung	Lebensdauer des Rades	Garantie und Diebstahlerkennung
Tickets und Gesprächsverlauf	5 Jahre	Wiederkehrende Beschwerden und Garantie
Aufnahme deines Gesprächs mit dem Assistenten	14 Tage	Aufbewahrungsfrist unseres Telefonieanbieters
Aufnahme eines weitergeleiteten Gesprächs	90 Tage	Dokumentation und Qualität
Textfassung von Gesprächen	Beim Ticket	Weiterbearbeitung deiner Frage
Newsletter	Bis zur Abmeldung	Einwilligung
Bewerbungen	4 Wochen, oder 1 Jahr mit Einwilligung	Personalgewinnung
Cookiedaten	Siehe Cookie-Einstellungen	Einwilligung

10. Sicherheit

• Verbindungen zu unseren Websites und Systemen sind verschlüsselt.
• Der Zugriff auf Kundendaten ist auf Mitarbeitende beschränkt, die ihn für ihre Arbeit brauchen.
• Unsere eigenen Server sind abgeschirmt und nur über gesicherte Verbindungen erreichbar.
• Identifizierende Angaben werden aus dem Text entfernt, bevor ein Sprachmodell darauf angewendet wird, wie in Abschnitt 05 beschrieben.
• Eine Datenschutzverletzung mit Risiko für die Betroffenen melden wir innerhalb von 72 Stunden bei der niederländischen Datenschutzbehörde, und wo nötig informieren wir dich direkt.

11. Deine Rechte

Du hast die folgenden Rechte. Du übst sie aus, indem du an support@phatfour.com mailst. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Auskunft

Erfragen, welche Daten wir von dir haben.

Berichtigung

Unrichtige Daten korrigieren lassen.

Löschung

Daten löschen lassen, soweit wir sie nicht gesetzlich aufbewahren müssen.

Einschränkung

Die Verarbeitung vorübergehend anhalten lassen, etwa während einer Streitigkeit.

Widerspruch

Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses widersprechen, einschließlich der Gesprächsaufnahme.

Datenübertragbarkeit

Deine Daten in einer lesbaren Datei erhalten.

Einwilligung widerrufen

Für Newsletter und Cookies, jederzeit, ohne Folgen für das, was davor geschah.

Damit wir Daten nicht an die falsche Person herausgeben, können wir dich bitten, deine Identität nachzuweisen.

12. Beschwerden

Kommen wir gemeinsam nicht weiter, kannst du eine Beschwerde bei der niederländischen Aufsichtsbehörde einreichen, der Autoriteit Persoonsgegevens, über autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wir würden uns freuen, wenn du es zuerst bei uns versuchst.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Arbeitsweise ändert. Die aktuelle Fassung steht immer auf unserer Website, mit dem Datum oben. Bei einer wesentlichen Änderung, etwa einem neuen Zweck oder einer neuen Datenkategorie, informieren wir dich aktiv.