Privacyverklaring

Phatfour bouwt en verkoopt elektrische fatbikes. Om dat te kunnen doen verwerken wij persoonsgegevens: van klanten, van dealers, van mensen die ons bellen of mailen, en van sollicitanten. In deze verklaring staat precies wat wij doen en waarom. Waar wij kunstmatige intelligentie inzetten, zeggen wij dat er expliciet bij.

01. Wie wij zijn

Phatfour B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Bedrijf

Phatfour B.V.

Adres

Bouwerij 81, 1185 XW Amstelveen, Nederland

KvK

73120146

Btw-nummer

NL859362887B01

Privacyvragen

support@phatfour.com

Algemeen

info@phatfour.com

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van onze omvang en aard niet verplicht. Vragen over privacy komen binnen op het adres hierboven en worden behandeld door de directie.

02. Van wie wij gegevens verwerken

Wij onderscheiden vijf groepen. Niet alles in deze verklaring geldt voor iedereen; per onderdeel staat om welke groep het gaat.

Groep	Waar het contact begint
Klanten	Een bestelling in de webshop, bij een dealer, of een fiets die je registreert
Bellers en mailers	Contact met onze klantenservice, ook zonder dat je iets gekocht hebt
Dealers	Medewerkers van verkooppunten die met ons samenwerken
Websitebezoekers	Iedereen die phatfour.com of het dealerportaal bezoekt
Sollicitanten	Reacties op vacatures en open sollicitaties

Gegevens van onze eigen medewerkers vallen buiten deze verklaring; daarvoor geldt een apart personeelsreglement.

03. Waarvoor wij gegevens gebruiken

Voor elk doel geldt een grondslag uit artikel 6 van de AVG. Zonder grondslag verwerken wij niets.

Doel	Gegevens	Grondslag
Bestelling en levering	Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, bestelgegevens, framenummer	Uitvoering van de overeenkomst
Betaling	Betaalgegevens, transactiestatus. Wij zien zelf geen volledige kaart­nummers	Uitvoering van de overeenkomst
Garantie en reparatie	Framenummer, aankoopbewijs, foto’s van schade, gespreks­historie	Overeenkomst en wettelijke plicht
Klantenservice	Contactgegevens, inhoud van je bericht of gesprek, ticket­historie	Gerechtvaardigd belang: klanten helpen
Fietsregistratie en diefstal	Framenummer, eigenaar, eventueel locatiegegevens van een tracker	Overeenkomst en gerechtvaardigd belang
Facturatie en boekhouding	NAW, factuurregels, btw-gegevens	Wettelijke plicht
Nieuwsbrief	E-mailadres, openklikgedrag	Toestemming
Advertenties en analyse	Websitegedrag, apparaat- en cookiegegevens	Toestemming
Sollicitaties	CV, motivatie, contactgegevens	Stappen vóór een overeenkomst

Wij verkopen je gegevens niet, en wij gebruiken ze niet om profielen op te bouwen waarmee besluiten over jou worden genomen.

04. Telefonie en AI

Wanneer je ons belt, word je eerst te woord gestaan door een spraakassistent die op kunstmatige intelligentie werkt. Dat is geen medewerker.

Wat er gebeurt tijdens het gesprek

De assistent zet wat je zegt om in tekst en gebruikt een taalmodel om je vraag te begrijpen, je te herkennen als bestaande klant, en je door te verbinden of een ticket aan te maken. Daarvoor worden je telefoonnummer, wat je vertelt en de gegevens die wij al van je hebben verwerkt.

Aan het begin van het gesprek hoor je dat je met een digitale assistent spreekt. Je kunt altijd vragen om een medewerker.

Opnames

Van elk gesprek met de assistent wordt een geluidsopname en een tekstweergave bewaard. Dat hoor je ook aan het begin van het gesprek. De opname helpt ons je vraag goed af te handelen en onze service te verbeteren.

Verbindt de assistent je door naar een collega, dan wordt ook dat vervolggesprek opgenomen. Die opname wordt automatisch omgezet naar tekst en samengevat, en de samenvatting komt als interne notitie bij je ticket. Zo hoeft een collega die je later spreekt je niet opnieuw alles te vragen.

De opname van je gesprek met de assistent blijft maximaal 14 dagen bij onze telefonieleverancier staan; daarna verdwijnt die automatisch. De opname van een doorverbonden gesprek bewaren wij 90 dagen en verwijderen wij daarna. Wat blijft staan is de tekstsamenvatting bij je ticket.

Je kunt bezwaar maken tegen opname. Zeg dat aan het begin van het gesprek, dan noteren wij je vraag schriftelijk.

Wie de opnames verwerkt

Voor spraakherkenning en samenvatting schakelen wij externe partijen in. De audio gaat naar OpenAI voor omzetting naar tekst, en de tekst gaat naar Anthropic voor de samenvatting. Beide partijen verwerken de gegevens uitsluitend in onze opdracht en gebruiken ze niet om hun eigen modellen te trainen. Zie onderdeel 07 en onderdeel 08.

Geen besluiten door een machine

De assistent neemt geen besluiten met rechtsgevolg. Hij beantwoordt vragen, verzamelt informatie en maakt tickets aan. Beslissingen over garantie, retour of coulance worden altijd door een mens genomen.

05. Geautomatiseerde analyse van berichten

Om binnenkomende e-mails en tickets bij de juiste collega te krijgen, laten wij ze automatisch indelen naar onderwerp en, bij een reparatievraag, naar het onderdeel dat kapot lijkt.

Voordat er een taalmodel aan te pas komt, halen wij de direct identificerende gegevens uit de tekst. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, IBAN’s en trackingnummers worden vervangen door een aanduiding als [NAAM]. Die bewerking draait op onze eigen server en verlaat onze infrastructuur niet. Pas de bewerkte tekst gaat naar het taalmodel.

Wij zijn er eerlijk over dat dit pseudonimiseren is en geen anonimiseren: de tekst van je bericht zelf gaat wel mee, en wij kunnen de vervangingen intern terugleiden. Wij beschouwen deze verwerking daarom als een verwerking van persoonsgegevens en behandelen die ook zo.

De uitkomst is een label, geen besluit. Een medewerker leest je bericht en handelt het af.

06. Cookies en website

Onze webshop draait op Shopify en het dealerportaal op Odoo. Beide plaatsen cookies die nodig zijn om de site te laten werken: je winkelmandje onthouden, je ingelogd houden, je taal- en landkeuze bewaren. Voor die functionele cookies is geen toestemming nodig en je kunt de site zonder niet gebruiken.

Wij plaatsen op dit moment geen analyse- of advertentiecookies. Op de webshop staan geen tags van Google Analytics, Google Tag Manager of Meta, en er draait geen los volgscript. Daarom zie je ook geen cookiebanner: er valt niets te kiezen.

Gaan wij in de toekomst wél meten of adverteren, dan vragen wij daar vooraf toestemming voor met een cookiebanner, en passen wij deze verklaring aan voordat die tags live gaan.

07. Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen leveranciers in die namens ons gegevens verwerken. Zij mogen die alleen gebruiken voor wat wij hun opdragen, en dat leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst — bij de meeste van deze partijen is dat een standaardovereenkomst die onderdeel is van hun voorwaarden.

Partij	Waarvoor	Land
Odoo	Bedrijfssysteem: klanten, orders, tickets, dealerportaal	EU
Shopify	Webshop en bestellingen	Canada / VS
Mollie	Betalingen	EU
Klarna	Achteraf betalen	EU
Twilio	Telefonie en WhatsApp	VS
Vapi	Spraakassistent en gespreksdata	VS
OpenAI	Spraak naar tekst	VS
Anthropic	Samenvatten en indelen van berichten	VS
Microsoft	Zakelijke e-mail	EU / VS
Quicargo	Transport van pallets	EU
ENRA	Fietsverzekering	EU
Tracefy	GPS-tracker in de fiets	EU
Storepoint	Dealerkaart op de website	VS
Setmore	Afspraken en proefritten	VS
Meta, Google	Advertenties en websitestatistiek	VS / EU

Een deel van onze verwerking draait op eigen servers binnen de EU: de automatiseringen die berichten routeren, de dienst die identificerende gegevens uit tekst haalt, en het intern gereedschap van de klantenservice. Die gegevens gaan daarvoor niet naar een derde.

Daarnaast delen wij gegevens met onze dealers wanneer dat nodig is om je te helpen: een reparatie, een garantieclaim of een levering via het verkooppunt bij jou in de buurt. En met de Belastingdienst, accountant of andere instanties wanneer de wet ons daartoe verplicht.

08. Doorgifte buiten de EER

Een aantal van onze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten. Daarbij worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt.

Voor die doorgifte baseren wij ons op het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de partij daarbij is aangesloten, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met aanvullende maatregelen zoals versleuteling en het beperken van de gegevens die wij versturen.

09. Hoe lang wij bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Waar de wet een termijn voorschrijft, houden wij die aan.

Gegevens	Termijn	Waarom
Facturen en boekhouding	7 jaar	Fiscale bewaarplicht
Klant- en ordergegevens	7 jaar	Garantie, aansprakelijkheid en fiscale plicht
Framenummer en fietsregistratie	Levensduur fiets	Garantie en diefstalherkenning
Tickets en gespreks­historie	5 jaar	Terugkerende klachten en garantie
Opname van je gesprek met de assistent	14 dagen	Bewaartermijn van onze telefonieleverancier
Opname van een doorverbonden gesprek	90 dagen	Verslaglegging en kwaliteit
Tekstweergave van gesprekken	Bij het ticket	Vervolg van je vraag
Nieuwsbrief	Tot afmelding	Toestemming
Sollicitaties	4 weken, of 1 jaar met toestemming	Werving
Cookiegegevens	Zie cookie-instellingen	Toestemming

10. Beveiliging

• Verbindingen met onze websites en systemen zijn versleuteld.
• Toegang tot klantgegevens is beperkt tot medewerkers die die toegang nodig hebben voor hun werk.
• Onze eigen servers zijn afgeschermd en alleen via beveiligde verbindingen bereikbaar.
• Identificerende gegevens worden uit tekst gehaald voordat er een taalmodel op wordt losgelaten, zoals beschreven in onderdeel 05.
• Van een datalek met risico voor betrokkenen doen wij binnen 72 uur melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en waar nodig informeren wij jou rechtstreeks.

11. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten. Je oefent ze uit door te mailen naar support@phatfour.com. Wij reageren binnen een maand.

Inzage

Opvragen welke gegevens wij van je hebben.

Rectificatie

Onjuiste gegevens laten corrigeren.

Verwijdering

Gegevens laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.

Beperking

De verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld tijdens een geschil.

Bezwaar

Bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, waaronder het opnemen van gesprekken.

Overdraagbaarheid

Je gegevens in een leesbaar bestand ontvangen.

Toestemming intrekken

Voor nieuwsbrief en cookies, op elk moment, zonder gevolgen voor wat daarvóór gebeurde.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen je identiteit aan te tonen.

12. Klachten

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij stellen het op prijs als je het eerst bij ons probeert.

13. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze verandert. De actuele versie staat altijd op onze website, met de datum bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging, bijvoorbeeld een nieuw doel of een nieuwe categorie gegevens, informeren wij je actief.