Déclaration de confidentialité

Phatfour conçoit et vend des fatbikes électriques. Pour cela, nous traitons des données personnelles : de nos clients, de nos revendeurs, des personnes qui nous appellent ou nous écrivent, et des candidats. Cette déclaration explique précisément ce que nous faisons et pourquoi. Là où nous utilisons l'intelligence artificielle, nous le disons explicitement.

01. Qui nous sommes

Phatfour B.V. est responsable du traitement des données décrites dans cette déclaration.

Société

Phatfour B.V.

Adresse

Bouwerij 81, 1185 XW Amstelveen, Pays-Bas

Registre du commerce

73120146

Numéro de TVA

NL859362887B01

Questions de confidentialité

support@phatfour.com

Général

info@phatfour.com

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. Pour une organisation de notre taille et de notre nature, ce n'est pas obligatoire. Les questions de confidentialité arrivent à l'adresse ci-dessus et sont traitées par la direction.

02. Les personnes dont nous traitons les données

Nous distinguons cinq groupes. Tout ce qui figure dans cette déclaration ne s'applique pas à tout le monde ; chaque partie précise le groupe concerné.

Groupe	Où commence le contact
Clients	Une commande dans la boutique en ligne, chez un revendeur, ou un vélo que vous enregistrez
Appelants et correspondants	Un contact avec notre service client, même sans avoir rien acheté
Revendeurs	Les collaborateurs des points de vente avec lesquels nous travaillons
Visiteurs du site	Toute personne qui visite phatfour.com ou le portail revendeurs
Candidats	Réponses à des offres d'emploi et candidatures spontanées

Les données de nos propres collaborateurs ne relèvent pas de cette déclaration ; un règlement du personnel distinct s'applique.

03. Ce pour quoi nous utilisons les données

Chaque finalité repose sur une base légale de l'article 6 du RGPD. Sans base légale, nous ne traitons rien.

Finalité	Données	Base légale
Commande et livraison	Nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, détails de la commande, numéro de cadre	Exécution du contrat
Paiement	Données de paiement, statut de la transaction. Nous ne voyons jamais le numéro de carte complet	Exécution du contrat
Garantie et réparation	Numéro de cadre, preuve d'achat, photos des dommages, historique des échanges	Contrat et obligation légale
Service client	Coordonnées, contenu de votre message ou de votre appel, historique du ticket	Intérêt légitime : aider nos clients
Enregistrement du vélo et vol	Numéro de cadre, propriétaire, et données de localisation d'un traceur le cas échéant	Contrat et intérêt légitime
Facturation et comptabilité	Nom et adresse, lignes de facture, données de TVA	Obligation légale
Newsletter	Adresse e-mail, comportement d'ouverture et de clic	Consentement
Publicité et analyse	Comportement sur le site, données d'appareil et de cookies	Consentement
Candidatures	CV, lettre de motivation, coordonnées	Mesures précontractuelles

Nous ne vendons pas vos données, et nous ne les utilisons pas pour établir des profils servant à prendre des décisions vous concernant.

04. Téléphonie et IA

Lorsque vous nous appelez, vous êtes d'abord accueilli par un assistant vocal fonctionnant à l'intelligence artificielle. Ce n'est pas un collaborateur.

Ce qui se passe pendant l'appel

L'assistant transforme ce que vous dites en texte et utilise un modèle de langage pour comprendre votre question, vous reconnaître comme client existant, et soit vous transférer, soit créer un ticket. Pour cela, votre numéro de téléphone, ce que vous racontez et les données que nous avons déjà sur vous sont traités.

Au début de l'appel, vous entendez que vous parlez à un assistant numérique. Vous pouvez à tout moment demander à parler à une personne.

Enregistrements

De chaque appel avec l'assistant, un enregistrement audio et une transcription sont conservés. Vous l'entendez également au début de l'appel. L'enregistrement nous aide à bien traiter votre question et à améliorer notre service.

Si l'assistant vous transfère à un collègue, cet appel de suivi est lui aussi enregistré. Cet enregistrement est automatiquement transcrit et résumé, et le résumé est ajouté comme note interne à votre ticket. Ainsi, un collègue à qui vous parlez plus tard n'a pas à tout vous redemander.

L'enregistrement de votre appel avec l'assistant reste au maximum 14 jours chez notre fournisseur de téléphonie ; ensuite il disparaît automatiquement. L'enregistrement d'un appel transféré, nous le conservons 90 jours puis le supprimons. Ce qui subsiste, c'est le résumé écrit sur votre ticket.

Vous pouvez vous opposer à l'enregistrement. Dites-le au début de l'appel et nous noterons votre question par écrit.

Qui traite les enregistrements

Pour la reconnaissance vocale et le résumé, nous faisons appel à des prestataires externes. L'audio est envoyé à OpenAI pour être transcrit, et le texte est envoyé à Anthropic pour le résumé. Ces deux prestataires traitent les données uniquement sur nos instructions et ne les utilisent pas pour entraîner leurs propres modèles. Voir les sections 07 et 08.

Aucune décision prise par une machine

L'assistant ne prend aucune décision produisant des effets juridiques. Il répond aux questions, recueille des informations et crée des tickets. Les décisions concernant la garantie, un retour ou un geste commercial sont toujours prises par un humain.

05. Analyse automatisée des messages

Pour que les e-mails et les tickets entrants arrivent chez le bon collègue, nous les faisons classer automatiquement par sujet et, pour une question de réparation, par la pièce qui semble défectueuse.

Avant qu'un modèle de langage n'intervienne, nous retirons du texte les éléments directement identifiants. Les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses, IBAN et numéros de suivi sont remplacés par une mention telle que [NOM]. Cette opération tourne sur notre propre serveur et ne quitte pas notre infrastructure. Seul le texte ainsi traité est transmis au modèle de langage.

Nous le disons franchement : il s'agit d'une pseudonymisation et non d'une anonymisation. Le texte de votre message, lui, est bien transmis, et en interne nous pouvons retrouver les correspondances. Nous considérons donc ce traitement comme un traitement de données personnelles, et nous le traitons comme tel.

Le résultat est une étiquette, pas une décision. Un collaborateur lit votre message et le traite.

06. Cookies et site web

Notre boutique en ligne tourne sur Shopify et le portail revendeurs sur Odoo. Les deux déposent des cookies nécessaires au fonctionnement du site : mémoriser votre panier, vous garder connecté, conserver votre choix de langue et de pays. Aucun consentement n'est requis pour ces cookies fonctionnels, et le site ne peut pas être utilisé sans eux.

Nous ne déposons actuellement aucun cookie d'analyse ou de publicité. La boutique ne contient aucune balise Google Analytics, Google Tag Manager ou Meta, et aucun script de suivi distinct ne tourne. C'est aussi pourquoi vous ne voyez pas de bandeau cookies : il n'y a rien à choisir.

Si nous nous mettons à mesurer ou à faire de la publicité à l'avenir, nous demanderons votre consentement au préalable via un bandeau cookies, et nous adapterons cette déclaration avant la mise en ligne de ces balises.

07. Avec qui nous partageons les données

Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte. Ils ne peuvent les utiliser que pour ce que nous leur demandons, et nous le consignons dans un contrat de sous-traitance — chez la plupart de ces prestataires, il s'agit d'un contrat standard intégré à leurs conditions.

Prestataire	Pour quoi	Pays
Odoo	Système de gestion : clients, commandes, tickets, portail revendeurs	UE
Shopify	Boutique en ligne et commandes	Canada / États-Unis
Mollie	Paiements	UE
Klarna	Paiement différé	UE
Twilio	Téléphonie et WhatsApp	États-Unis
Vapi	Assistant vocal et données d'appel	États-Unis
OpenAI	Transcription de la parole	États-Unis
Anthropic	Résumé et classement des messages	États-Unis
Microsoft	Messagerie professionnelle	UE / États-Unis
Quicargo	Transport de palettes	UE
ENRA	Assurance vélo	UE
Tracefy	Traceur GPS dans le vélo	UE
Storepoint	Carte des revendeurs sur le site	États-Unis
Setmore	Rendez-vous et essais	États-Unis
Meta, Google	Publicité et statistiques du site	États-Unis / UE

Une partie de nos traitements tourne sur nos propres serveurs au sein de l'UE : les automatisations qui acheminent les messages, le service qui retire les éléments identifiants du texte, et les outils internes du service client. Pour ces étapes, les données ne partent pas chez un tiers.

Nous partageons également des données avec nos revendeurs lorsque c'est nécessaire pour vous aider : une réparation, une demande de garantie ou une livraison via le point de vente proche de chez vous. Et avec l'administration fiscale, notre comptable ou d'autres instances lorsque la loi nous y oblige.

08. Transferts hors de l'EEE

Plusieurs de nos prestataires sont établis aux États-Unis. Des données sont alors traitées en dehors de l'Espace économique européen.

Pour ces transferts, nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le prestataire y est certifié, et sinon sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures supplémentaires telles que le chiffrement et la limitation des données que nous transmettons.

09. Combien de temps nous conservons les données

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire. Là où la loi impose un délai, nous le respectons.

Données	Durée	Pourquoi
Factures et comptabilité	7 ans	Obligation fiscale de conservation
Données clients et commandes	7 ans	Garantie, responsabilité et obligation fiscale
Numéro de cadre et enregistrement du vélo	Durée de vie du vélo	Garantie et identification en cas de vol
Tickets et historique des échanges	5 ans	Réclamations récurrentes et garantie
Enregistrement de votre appel avec l'assistant	14 jours	Durée de conservation de notre fournisseur de téléphonie
Enregistrement d'un appel transféré	90 jours	Traçabilité et qualité
Transcription des appels	Avec le ticket	Suivi de votre question
Newsletter	Jusqu'à votre désinscription	Consentement
Candidatures	4 semaines, ou 1 an avec votre accord	Recrutement
Données de cookies	Voir les réglages cookies	Consentement

10. Sécurité

• Les connexions à nos sites et à nos systèmes sont chiffrées.
• L'accès aux données clients est réservé aux collaborateurs qui en ont besoin pour leur travail.
• Nos propres serveurs sont protégés et accessibles uniquement via des connexions sécurisées.
• Les éléments identifiants sont retirés du texte avant qu'un modèle de langage ne s'y applique, comme décrit à la section 05.
• En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes concernées, nous la signalons dans les 72 heures à l'autorité néerlandaise de protection des données, et si nécessaire nous vous informons directement.

11. Vos droits

Vous disposez des droits suivants. Vous les exercez en écrivant à support@phatfour.com. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Accès

Demander quelles données nous détenons sur vous.

Rectification

Faire corriger des données inexactes.

Effacement

Faire supprimer des données, dans la mesure où la loi ne nous impose pas de les conserver.

Limitation

Faire suspendre temporairement le traitement, par exemple pendant un litige.

Opposition

Vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, y compris l'enregistrement des appels.

Portabilité

Recevoir vos données dans un fichier lisible.

Retrait du consentement

Pour la newsletter et les cookies, à tout moment, sans effet sur ce qui a précédé.

Pour éviter de communiquer des données à la mauvaise personne, nous pouvons vous demander de justifier votre identité.

12. Réclamations

Si nous ne parvenons pas à trouver une solution ensemble, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle néerlandaise, l'Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Nous apprécierions que vous vous adressiez d'abord à nous.

13. Modifications

Nous adaptons cette déclaration lorsque notre manière de travailler évolue. La version en vigueur se trouve toujours sur notre site, avec la date en haut. En cas de modification substantielle, une nouvelle finalité ou une nouvelle catégorie de données par exemple, nous vous en informons activement.